1. Nombre de la oficina y lugar.

 

Juzgado de Familia de Heredia

 

 2. Nombre de los(as) servidores(as) que ejecutan la buena práctica.

Asistente Judicial:

 

Lilliana Cortés Arce

 

 

Auxiliares Judiciales:

 

 

Proovedor(as)

 

Gabriela Chaves Quesada

 

Francisco Rodríguez Araya

Olga Solís Alvarado

Mayra Trigueros Brenes

 

 

 

DMA y SJMA

 

 

Ana Jansen Cortés Arguedas

Jessenia Mora Víquez

 

 

Manifestador(a)

 

Isaac Artavia Calvo

Xiomara Masaya Ballestero

 

 

Jueces:

 

Mauricio Chacón Jiménez

Cynthia Rodríguez Murillo

 

Laura Rodríguez Villalobos

Carlos Valverde Granados

 

 3. Nombre de la buena práctica.

 

"Tramitación de los expedientes por sistema de etapas"

 

 4. Descripción detallada de la buena práctica.

 

Cuando el Poder Judicial eliminó la figura del(la) Secretario(a), se consideró que las labores que éste(a) hacía podían ser asumidas por el(la) Juez Tramitador(a). Sin embargo, el paso del tiempo demostró que sí era necesario que existiera dentro del personal auxiliar una persona responsable que estuviera encargada de lo que siempre había hecho el(la) Secretario(a). Se creó entonces la figura de "Asistente Judicial".

 

Las labores del(a) Juez Tramitador(a), según se tratara de tribunales unipersonales o colegiados, no son -ni fueron- las mismas. Con relación a los primeros (que es el caso nuestro), este(a) funcionario(a) estaba encargado(a) de tramitar todos los procesos, siendo que al(la) juez decisor(a) le correspondía recibir la prueba y emitir los pronunciamientos de fondo. Se producía entonces un gran dilema, pues en algunos casos, el(la) juez tramitador(a) había resuelto temas procesales en un determinado sentido y cuando el asunto llegaba al(la) juez decisor(a), éste(a) podría no compartir el criterio. El serio dilema es que el(la) decisor(a) no es superior(a) del(a) tramitador(a) y, además, muchas veces se trataba de temas precluidos. En no pocos casos, el(la) decisor(a) decidía anular lo que el(la) tramitador(a) había resuelto y eso implicaba demora, amén de un objetivo conflicto pues ambos(as) tienen la misma categoría y gozan de independencia judicial. En fin, esta forma de trabajar los procesos era verdaderamente inconveniente.

 

Con ese sistema, lo usual es que el expediente sea asignado a un(a) auxiliar judicial, quien lo tramita desde el principio y hasta el final. El expediente entonces "es" de un(a) auxiliar y de dos jueces. El diagrama lo podemos ver así:

 

Expediente -----  Auxiliar  ----- Juez Tramitador(a)----- Juez Decisor(a)

 

En el Juzgado de Famiila de Heredia nosotros cambiamos ese modelo y eliminamos la figura del Juez Tramitador (que era ejercida por el Licenciado Carlos Valverde Granados), pasando a un modelo donde TODOS(AS) los(as) jueces conocemos del proceso desde el inicio y hasta el final.

 

En un inicio, solamente se eliminó la figura del Juez Tramitador, pero la distribución de asuntos por auxiliar siguió igual. El expediente "era" de un(a) juez en particular con su respectivo(a) auxiliar. El diagrama lo podemos ver así:

 

Expediente ----	Juez A ------	Auxiliar A
Expediente ----	Juez B ------	Auxiliar B
Expediente ----	Juez C ------	Auxiliar C
Expediente ----	Juez D ------	Auxiliar D

 

Esto provocaba un inconveniente distinto: La posibilidad de que, sin ninguna mala intención, cada Juez hiciera valer su propio criterio en temas procesales, proyectándose la idea, en algunos casos, de cuatro juzgados distintos.

 

Pensamos entonces que lo conveniente definitivamente era concentrarnos en lograr la mayor uniformidad posible en temas procesales, para brindar un mejor servicio a nuestros(as) usuarios(as). Evidentemente, en los temas de fondo, cada juez debe asumir la responsabilidad completa de su decisión; pero en los temas procesales, sentimos que todos(as) compartimos la responsabilidad de proyectar una imagen de unidad del Juzgado.

 

Es así como a partir de inicios del mes de junio del año en curso decidimos modificar el modelo de asignación de expedientes al personal auxiliar, haciéndolo de una forma semejante a la que trabaja la Sala Constitucional: Por etapas. En este modelo, el expediente "es" de un(a) solo(a) juez desde el inicio y hasta el final, pero la tramitación corresponde a distintos auxiliares, según la etapa en que se encuentre. Se puede visualizar así:

 

Expediente ---- Juez ----- Auxiliar Etapa 1

• Auxiilar Etapa 2
• Auxiliar Etapa 3

 

También existen dos auxiliares que se encargan exclusivamente de los procesos de divorcio y separación judicial por mutuo consentimiento, por ser éstos los procesos que más ingresan y que, por ser no contenciosos, deberían tener una respuesta más pronta.

 

En sesión del Consejo de Jueces que se prolongó del 9 al 12 de junio (evidentemente en espacios que quedaban después de las audiencias), los acuerdos que adoptamos sobre este tema fueron muy detallados, los cuales transcribo a continuación:

 

1. Sobre la decisión de eliminar el puesto de Juez Tramitador.

 

ACUERDO: Se mantiene esta decisión. Cada juez o jueza conocerá de sus respectivos asuntos desde el principio, es decir, conocerá de la tramitación proceso y también emitirá la decisión por el fondo.

 

2. Sobre la forma de distribuir los asuntos. ACUERDO: Tod@s conocerán de todos los procesos. a) Asuntos nuevos.

 

Estos serán asignados uno a uno, según tipo de asunto, a cada juez o jueza. Ejemplo: Por cada cuatro divorcios, se asignará uno a cada juez o jueza, aunque en el medio se hubiera presentado un proceso de otro tipo. La distribución de los asuntos estará a cargo de la asistente judicial Lilliana Cortés Arce.

 

1. b) Asuntos en trámite:

 

Seguirán siendo conocidos por los jueces y juezas que actualmente los tramitan, pero se hará un conteo de los expedientes para determinar si existe paridad. En caso de que surjan diferencias notables, el Coordinador hará la distribución correspondiente para lograr la mayor equidad.

 

3. Sobre las labores del personal auxiliar.

 

ACUERDOS:

1. a) Mantener a dos auxiliares realizando funciones de manifestación.

 

1. Dejar sin efecto la decisión de que cada juez o jueza trabaje con un auxiliar determinado. Esto se modifica con el objetivo de evitar al máximo las diferencias de criterio que se puedan presentar en la tramitación.

 

1. Se procederá a realizar una tramitación por etapas. Quedan a salvo los procesos de divorcio o separación judicial por mutuo consentimiento.

 

Disposiciones Generales:

-Por cada etapa, el o la auxiliar encargad@ hará el detalle de las actuaciones que lleve a cabo.

 

-Tod@s l@s auxiliares deberán rendir informes diarios de sus labores, los que serán entregados a la asistente judicial, y esta los entregará al Juez coordinador semanalmente. También deberán entregar un informe mensual del estado del escritorio que tienen a cargo.

 

-Cuando se envíe un expediente en apelación al tribunal, el auxiliar que provea el escrito debe verificar que no existen documentos pendientes de agregar y consignar la correspondiente constancia.

 

-Al momento de armar los expedientes y de incorporar las gestiones posteriores, se llevará el siguiente orden: 1. El escrito (de demanda, de contestación, etc); 2) Los documentos presentados junto con él.

 

-Todos los expedientes deben ser debidamente foliados y numerados tan pronto se incorpore el escrito, los documentos, la resolución o las actas de notificación.

 

 

PRIMERA ETAPA. Esta etapa -que para efectos prácticos será llamada "de demanda"-estará a cargo de dos auxiliares, a quienes se les asignarán los expedientes según tipo de proceso (igual que a los jueces y juezas).

 

En esta etapa, l@s auxiliares realizarán las siguientes labores:

 

-Revisión diaria de los asuntos nuevos que se presenten. (Incluye: demandas e incidentes presentados por la parte actora, tercerías y ejecuciones de sentencia)

 

(Atención a los expedientes que vienen de otros despachos, por el posible conflicto de competencia que se pudiera plantear)

 

-Los expedientes nuevos que aún no han sido cursados, serán tramitados a la mayor brevedad y con el mayor cuidado.

 

-Verificar si existe solicitud de medida cautelar. En caso afirmativo, se proveerá lo que corresponda de inmediato.

 

-Verificar si la demanda cumple con los requisitos de admisibilidad. En caso afirmativo, se dará curso de inmediato; en su defecto, se emitirá la resolución en la que se realicen las prevenciones correspondientes, procurándose siempre que todas las prevenciones se realicen en un solo momento. Esto incluye el ordenar oficiosamente la integración del litis consorcio pasivo. (Si existe alguna duda, deberán consultar con el respectivo juez o jueza antes de pasar a firmar la resolución)

 

-Atención: En la resolución que cursa la demanda, si ésta se dirige contra una persona física y una persona jurídica representada por la misma persona física, tener cuidado de ordenar notificar en la DOBLE CONDICIÓN.

-Confeccionar los oficios y las comisiones para notificar a la parte demandada y, cuando proceda, al Patronato Nacional de la Infancia. Se advierte desde ahora que, por regla general, en los procesos de liquidación anticipada de gananciales no se debe tener como parte al PANI, pues es un conflicto exclusivo entre los esposos o convivientes. La excepción será únicamente en aquellos casos que el bien se encuentre afecto al régimen de patrimonio familiar a favor de l@s hij@s.

 

-Verificar que las notificaciones antes indicadas sean debidamente realizadas.

 

-En caso de que sea necesario dotar a la parte demandada de curador procesal, gestionar la documentación pertinente, en la forma acostumbrada en este Juzgado.

 

-En aquellos casos en que la designación de curador procesal se realice después de haberse cursado la demanda (como sucede cuando se intenta la notificación en uno o varios sitios, pero resultan infructuosos todos esos intentos), el curador o la curadora procesal deberán ser notificados del auto de traslado de la demanda en el mismo momento en que comparece a aceptar el cargo.

 

-Una vez cumplido con todo lo anterior, le corresponderá pasar el proceso a la segunda etapa, con el correspondiente detalle de actuaciones debidamente actualizado.

 

En los procesos no contenciosos:

 

-Revisión diaria de los asuntos nuevos que se presenten.

 

-Los expedientes nuevos que aún no han sido cursados, serán tramitados a la mayor brevedad y con el mayor cuidado.

 

-Verificar si el escrito inicial cumple con los requisitos de admisibilidad. En caso afirmativo, se dará curso de inmediato; en su defecto, se emitirá la resolución en la que se realicen las prevenciones correspondientes, procurándose siempre que todas las prevenciones se realicen en un solo momento. (Si existe alguna duda, deberán consultar con el respectivo juez o jueza antes de pasar a firmar la resolución)

 

-Confeccionar los oficios y las comisiones para notificar a posibles interesados y, cuando proceda, al Patronato Nacional de la Infancia.

 

-En las adopciones ÚNICAMENTE se dará curso si ya fueron presentados todos los documentos que deben acompañarse.

 

 

SEGUNDA ETAPA. Esta etapa (que para efectos prácticos será llamada "de contestación") estará a cargo de un(a) auxiliar. Sus funciones serán:

 

En los procesos contenciosos:

-Verificar que toda la fase anterior esté debidamente cumplida. En su defecto, hará constancia y lo devolverá al(la) auxiliar que lo tramitó en la primera etapa.

 

-La contestación de la demanda podrá ser:

1. Con oposición
2. Sin oposición pero sin allanamiento.
3. Con allanamiento.
4. Con contrademanda
5. En rebeldía.

 

1. Contestación con oposición:

 

-Deberá verificarse, de inmediato, si se interpusieron excepciones previas. Si se interpusieron, debe examinarse la posibilidad de que sean resueltas de inmediato, caso contrario, debe realizarse el trámite correspondiente.

 

-También se debe examinar si existe alegato de demanda defectuosa o incidente de objeción a la cuantía (que no es lo mismo que interposición de excepciones).

 

-Se debe revisar cuidadosamente el contenido de la contestación pues en caso de que se haga de forma indebida, debe procederse con la prevención correspondiente.

 

-En caso de que la demanda se dirija contra persona jurídica, debe verificarse cuidadosamente el cumplimiento de las condiciones exigidas por la ley para que quien se apersona pueda participar en el proceso. (Por ejemplo: Si la certificación sobre personería indica que la sociedad debe ser representada por el Presidente y el Vicepresidente actuando conjuntamente y sólo uno de ellos suscribe el documento, de oficio be prevenirse que el defecto se corrija -indebida representación de la parte demandada-)

 

-Verificado que todo esté en orden, se debe emitir la resolución mediante la cual se tenga por contestada la demanda y se conceda audiencia a la parte actora para que ofrezca su contraprueba. Además, debe fijarse la cuantía en los procesos que así se requiera.

 

-Vencido el plazo concedido sin que la parte actora se manifieste, o habiendo ofrecido la contraprueba, el asunto quedará listo para pasar a la tercera etapa.

 

Contestación sin oposición pero sin allanamiento:

 

Atención: Es posible que la parte no se oponga a la demanda, pero decida no allanarse o que simplemente ello no sea posible (como en el caso de la impugnación de paternidad).

 

-Si no hay oposición a lo pretendido en la demanda, en el detalle de actuaciones se consignará que no hay oposición y pasará el asunto a la siguiente etapa.

 

Contestación con allanamiento:

 

-Si es posible allanarse a lo pretendido, el asunto será pasado de inmediato al juez o la jueza para que dicte la correspondiente sentencia.

 

Atención: Si se trata de un proceso de divorcio, el matrimonio es de más de tres años y existe allanamiento TOTAL a las pretensiones, el asunto será pasado a fallo de inmediato.

 

-Si hay allanamiento parcial, se pasa a la tercera etapa para conciliación y pruebas.

 

Contestación en rebeldía:

 

-Si la parte demandada fue debidamente notificada y no contestó la demanda (sea cual sea el proceso, valga decir, incluso en aquellos procesos en que no se decreta la rebeldía), l@s auxiliares encargadas de la etapa de contestación pasarán el expediente directamente al (la) auxiliar encargada de la etapa de pruebas.

 

Además de estas funciones, el(la) auxiliar de esta etapa deberá confeccionar ejecutorias, certificaciones y levantamientos de anotación de demanda y de otras medias cautelares. En general, todas aquellas actuaciones posteriores a la sentencia que no sean el proceso de ejecución.

 

• A la hora de hacer la ejecutoria, si la sentencia no hubiera sido recurrida, debe consignar una constancia de que no existen recursos pendientes.

 

TERCERA ETAPA. Esta etapa (que para efectos prácticos será llamada "etapa de pruebas") estará a cargo de un(a) auxiliar. Sus funciones serán:

 

-Verificar que se haya dado debido cumplimiento a las etapas anteriores. Caso que no sea así, pondrá constancia y lo devolverá a quien corresponda.

 

Si se trata de un proceso donde hubo oposición a la pretensión, debe verificar que se haya dado la audiencia a la parte actora para que ofrezca la contraprueba y que haya transcurrido el plazo concedido. Atención: En los procesos de filiación, incidentes y ejecuciones de sentencia no existe esta audiencia.

 

-Si la parte demandada no se opuso a la demanda pero no se allanó a la pretensión (o no resulta procedente el allanamiento) NO HAY QUE DAR AUDIENCIA DE LA

CONTESTACIÓN A LA PARTE ACTORA.

 

-En caso de que la parte demandada no hubiera contestado la demanda, debe emitir la resolución que la declara rebelde en aquellos procesos que este requisito es pertinente.

 

-Sea que exista oposición, sea que la demanda hubiera sido contestada afirmativamente pero sin allanamiento, sea que se declare la rebeldía, en los TRES CASOS se deberá convocar -por regla general- a la audiencia de conciliación y pruebas. La selección de la prueba que se admita, la que se rechace y la que de oficio se ordene, estará a cargo de cada juez o jueza, quien individualmente podrá dar las pautas a seguir. Si se trata de

procesos ordinarios, tener presente que la conciliación es previa a la apertura de los legajos de pruebas.

 

-Si se trata de procesos de divorcio o de separación judicial, en donde existen hij@s menores de edad pero mayores de doce años, ell@s deben ser convocad@s a la audiencia de conciliación, para efectos de que expresen su opinión en el tema de su propia guarda. (consignarlo así de forma expresa, haciendo mención a la norma del Convenio Iberoamericano)

 

-Si se trata de un proceso de divorcio, separación judicial, nulidad de matrimonio, reconocimiento de unión de hecho, liquidación anticipada de bienes gananciales, y alguna de las partes (o ambas) solicitan perito para valorar bienes, la prueba será rechazada indicándose que la valoración se hará en etapa de ejecución de sentencia, en caso de que la demanda sea declarada con lugar.

 

-Evacuada la prueba, si el juez o la jueza no dicta la sentencia de inmediato, el(la) auxiliar deberá verificar que todo el trámite haya sido cumplido y pasará el expediente a fallo, poniendo una constancia de que no existen documentos o escritos pendientes de agregar. (Recordar que en los ordinarios se debe ordenar la unión de legajos de pruebas y conceder audiencia para que las partes emitan sus conclusiones. Atención: Esta resolución va en el principal, por lo que a la hora de coser el expediente, se coloca primero el legajo del actor, luego el del demandado y las conclusiones van en el principal)

 

-Si hay prueba que se declara inevacuable, y luego la parte solicita que se le reciba, se pasará a fallo sin resolver el escrito, pero hará saber al juez o la jueza correspondiente, la existencia de ese escrito para que se decida prontamente si se admite -o no- como prueba para mejor resolver. De esa forma se respeta el control de pase a fallo, y la prueba para mejor resolver se ordene conforme corresponde.

 

-El (la) auxiliar de esta etapa además deberá llevar a cabo el trámite de notificación de sentencia a l@s rebeldes, incluyendo la notificación por medio publicación de edicto; así como la fase de remate.

 

1. d) Divorcios o separaciones judiciales por mutuo consentimiento.

 

Estos asuntos serán tramitados por dos auxiliares, según las siguientes pautas:

 

-L@s auxiliares revisarán minuciosamente los convenios presentados, según el manual que ya se les proporcionó.

 

-TODAS las prevenciones deben hacerse en el mismo momento y, simultáneamente, se dará audiencia al Patronato Nacional de la Infancia -cuando proceda-.

 

-En aquellos convenios en que los cónyuges manifiesten en la escritura que no existen bienes, se procederá a consultar la página del Registro Público, tanto inmuebles como muebles. Si, efectivamente, no hay bienes inscritos a nombre de los cónyuges, se pondrá

un sello en el cual se indique que se hizo la consulta y se verificó que no los había. Si se hace la consulta y resulta que sí hay bienes, se prevendrá a los promoventes que realicen la aclaración correspondiente.

 

-Si lo que se consigna en la escritura es que no hay bienes gananciales, entonces no será necesario hacer el trámite recién indicado. En caso de que luego se presente una gestión porque "el Registro no pasa escrituras de traspaso", se hará una resolución en la que se indique: 1. Que el notario es quien tiene la responsabilidad de advertir a los comparecientes las implicaciones del convenio de divorcio; 2. Que aunque el bien sea adquirido durante la vigencia efectiva del matrimonio por causa onerosa, esa sola circunstancia no lo convierte en ganancial -pues existen varias razones de exclusión de esa condición (art. 41 in fine del Código de Familia)- y, por ende, eso no significa que el otro cónyuge tenga derecho de participar en el cincuenta por ciento de su valor neto. 3. Que el Registro no puede consignar como defecto que el bien fue adquirido durante el matrimonio por causa onerosa, si los propios cónyuges, al momento de convenir en su divorcio, indicaron que no existían bienes gananciales.

 

-No será considerado defecto de la escritura si los cónyuges convienen en que el monto que pacten por concepto de pensión alimentario será cancelado semanal o diariamente.

 

-No será considerado defecto de la escritura si los cónyuges no pactan nada sobre pensión alimentaria entre ellos o de alguno para el otro. Si convienen en que uno le pagará pensión alimentaria al otro, eso es suficiente, sin que sea necesario que el otro renuncie. Si hay renuncia (de uno o de ambos), así se consigna; pero si no se dice nada, no hay defecto.

 

-Sí se considerará defecto:

 

Cuando indiquen un único monto de pensión para vari@s beneficiari@s, sin individualizar cuánto corresponde a cada uno.

 

Cuando el monto pactado -si es que lo pactan- se considere muy bajo (aquí cada juez y jueza es soberano en la apreciación)

 

-Si en el matrimonio hay hij@s menores de edad pero mayores de doce años y en la escritura no consta que ell@s están de acuerdo con la decisión de sus progenitores con relación a su propia custodia, debe convocarse a la persona menor de edad para una entrevista con el juez o la jueza, advirtiéndoseles que si no l@s presentan, no se podrá emitir la sentencia homologatoria. (Hacer mención del Convenio Iberoamericano)

 

• A la hora de hacer las ejecutorias, si la sentencia no hubiera sido recurrida, debe consignar una constancia de que no existen recursos pendientes.

 

 5. Impacto observado en la solución del problema.

 

Este cambio de paradigma ha significado, en muy poco tiempo, que los(as) jueces hayamos asumido con mucha seriedad el compromiso de unificar criterios de tramitación. Los(as) auxiliares también se han identificado positivamente con el nuevo modelo y han asumido sus funciones con mucha responsabilidad. Como ellos(as) conocen asuntos de todos(as) los(as) jueces, han logrado detectar varias decisiones donde existían criterios contrarios (lo que antes resultaba prácticamente imposible de identificar) y entonces, tan pronto nos lo comunican, los(as) jueces nos hemos reunido y hemos logrado encontrar puntos de encuentro.

 

Como se aprecia, la mayor uniformidad de criterio en la tramitación se puede considerar como el logro más significativo de este modelo -por la seguridad que brinda a los(as) usuarios(as)- ; pero adicionalmente ya hemos encontrado otros beneficios:

 

• Los asuntos nuevos se cursan realmente pronto.

 

• La tramitación por etapas hace que exista un control cruzado entre auxiliares (Lo que hizo el(la) de la etapa 1 es revisado por el(la) de la 2 y así sucesivamente), lo que significa que deben prestar mayor atención al momento de tramitar.

 

-Cuando los expedientes ya se encuentran en fase de prueba, toda -o casi toda- la discusión sobre temas absolutamente procesales han quedado resueltos.

 

-La especialidad en la etapa hace que el(la) auxiliar adquiera mayores destrezas en la parte del proceso que le corresponde.

 

Ahora, con relación a los procesos de divorcio y separación judicial por mutuo consentimiento, se han tomado decisiones que pretenden que éstos tengan un trámite realmente expedito: Una resolución interlocutoria (cuando procede) y la sentencia. Se espera que sea mínimo el número de casos donde haya que hacer prevenciones distintas a las que se hacen en el auto inicial.

 

Adicionalmente, en fecha reciente, también decidimos que los incidentes mediante los cuales se pretende variar lo fallado (de inclusión o exclusión de gananciales, de modificación de atributos de la responsabilidad parental, de modificación del régimen de visitas, etc); al convertirse en pretensiones contenciosas, sean tramitados mediante el sistema de etapas.

 

Hay que reconocer que es casi imposible que un modelo funcione a la perfección desde el primer día, por lo que resulta muy probable que tengamos que hacer algunos ajustes; pero evidentemente esos ajustes sólo podremos detectarlos y disponerlos con el modelo ya en marcha.

 

 6.Mecanismo de medición del éxito de la práctica propuesta.

 

Por ahora, la medición la hemos podido hacer en el tiempo que transcurre desde la presentación de la demanda y la fecha en que se cursa. Hemos podido comprobar una reducción del tiempo. Recuérdese que el sistema tiene menos de dos meses de haberse implementado.

 

 Esperamos que en el corto y mediano plazo, los expedientes estén mejor depurados y sea menor el tiempo que transcurre desde la presentación hasta la sentencia.

 

 7. Ámbito al que pertenece.

 

Derecho social.

 

8. Fecha desde la cual se ejecuta la práctica, sin perjuicio que sea nueva, siempre y cuando se esté aplicando.

 

Segunda quincena del mes de junio de dos mil ocho.

 

 

Agradeciendo la oportunidad de participar en el concurso, suscribo atento y seguro servidor,

 

 

Mauricio Chacón Jiménez

Juez Coordinador

Juzgado de Familia de Heredia

 

 

1. Compañeros(as) del Juzgado

 

 

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