Poder Judicial
Formulario de Inscripción
Concurso “Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial”
- Nombre de la oficina y lugar.
Auditoría Judicial. Edificio OIJ, Piso 4.
- Nombre de los servidores que ejecutan la buena práctica.
Adolfo López Bonilla
Alicia Sancho Brenes
Alvaro Ortuño Méndez
Ana Lía Umaña Salazar
Arnoldo Hernández Solano
Arlette Zúñiga Lizano
Carlos Castro Hernández
Carlos Chinchilla Calvo
Carlos Luis García Aparicio
Carlos Mauricio Valerio Araya
David Beita Solano
David Viquez Rojas
Edwin Gómez Castillo
Emilia Orozco Sánchez
Fabián Gutiérrez Villalobos
Floribel González Zúñiga
Francisco Alpízar Rojas
Grevin Soto Sandí
Guiselle Leitón Alvarado
Guiselle Loría Aguilar
Henry Vásquez Mena
Hugo Esteban Ramos Gutiérrez
Johnny Calvo Ballestero
Jonathan Carvajal Carvajal
José Luis Sojo Chacón
Juan Carlos Córdoba Meléndez
Juan Rafael Picado Ajoy
Lorena Rodríguez Salas
Lucrecia Rojas Rojas
Luis Raúl Rodríguez Oconitrillo
Luis Solano Valverde
Ma. Jesús Jiménez Soto
Ma. Magdalena Obando Masís
Marcela Ramírez Román
Marco Tulio Guerrero Calderón
María Elena Lizano Díaz
Marvin Picado Soto
Mauricio López Ureña
Miguel Angel Azofeifa Lizano
Milagro Fonseca Hernández
Paula Campos Valverde
Reynaldo Castro Jiménez
Rodolfo Fonseca Rojas
Roxana Meneses Ramírez
Sugeny Castillo Chaves
Xinia Vega Guzmán
Yadira Cárdenas Monge
Yorleny Garita Méndez
Yorleny Matarrita Gutiérrez
Zaira Sánchez Coto
- Nombre de la buena práctica.
Uso de la estructura de archivo y comunicación electrónica para agilizar los procesos, aprovechando la tecnología disponible y así reducir el consumo de papel y demás suministros relacionados.
- Descripción detallada de la buena práctica.
La buena práctica consiste en utilizar una estructura digital preestablecida y acordada para el almacenamiento de los documentos recibidos y generados por la Auditoría Judicial, así como realizar toda comunicación o supervisión utilizando solamente el correo electrónico, evitando el uso del correo tradicional y/o el fax y/o impresión de los registros de trabajo, informes respectivos, oficios, circulares, etc., para lo cual fue necesario un compromiso tanto de la jefatura de la Auditoría como de los colaboradores, en aras de promover mayor oportunidad en el trabajo y aprovechamiento de los recursos.
En primera instancia, se aprovechó la disponibilidad de un Servidor de Red de datos, para poder centralizar la información y permitir su acceso a todos los funcionarios de la Auditoría, así como el uso de microcomputadoras y correo electrónico en la oficina. Luego se adquirieron scanner para cada Sección.
Específicamente, la práctica consiste en que todo el personal de la Auditoría, en lo que le corresponde, almacena los documentos elaborados y recibidos en una estructura digital centralizada que detalla jerárquicamente los estudios y sus etapas, varias áreas comunes para material de soporte, biblioteca virtual, carpetas administrativas (presupuesto, recursos humanos, correspondencia departamental, planes, controles varios, circulares, etc.), todas con sus respectivos permisos de escritura y/o lectura según corresponda para así evitar problemas de seguridad.
Al respecto, fue necesario llegar a un consenso para la clasificación y almacenamiento de la información de los estudios, de tal manera que se definieron las carpetas electrónicas requeridas para mantener el archivo de la Auditoría conforme nuestras necesidades y normativa aplicable, para lo cual se clasificó según la naturaleza de la información, por año y sección.
Para el caso particular de la Auditoría, se clasificó la información de los estudios de la siguiente forma:
- Administración de la Auditoría, donde se clasifica a su vez la información según su tipo, por ejemplo: informes finales, conferencias, borradores, asignación y control del tiempo, programas de trabajo, correspondencia.
- Fase de Revisión General, que contiene los registros de trabajo de revisiones preliminares, diagnóstico de control interno e identificación de riesgos.
- Fase de Ejecución, que contiene los archivos elaborados sobre los hallazgos, registros de trabajo y documentación soporte.
- Supervisión, donde se almacenan las revisiones y aprobaciones realizadas por la jefatura.
Además de la estructura de carpetas, cada archivo lleva una codificación especial antes de su descripción, lo cual facilita ubicarlo cuando se envía por correo o si por alguna razón el mismo no se encuentra donde debe. De tal manera que, se estandarizaron los nombres de todos los archivos electrónicos, mediante códigos, consecutivos y una breve descripción, a fin de uniformar el trabajo de todos los auditores, facilitar la búsqueda posterior de la información requerida y procurar la completitud de los documentos.
Por otro lado, fue importante definir aspectos de seguridad lógica para el acceso de los auditores al archivo electrónico, ya que depende del tipo de información, por ejemplo si se trata de informes finales, en proceso o confidenciales.
Para el caso de la correspondencia, se registra también en forma electrónica y en algunas Secciones, la documentación recibida de oficinas externas a la Auditoría que llega en papel, se coordina lo correspondiente para que se remita en forma electrónica, y si no es posible, se escanea el documento.
Con respecto a los correos electrónicos relacionados con el trabajo de la Auditoría, son almacenados en la carpeta electrónica respectiva del archivo centralizado, según el estudio que le corresponda, a fin de evidenciar la comunicación y facilitar el acceso de la información respectiva.
Cabe señalar que por la naturaleza de las funciones de esta Auditoría, algunas Secciones han avanzado más en la aplicación de este Proyecto, pero se espera que a corto plazo, el 100% del personal de la Auditoría, lo haya implementado, de acuerdo con sus posibilidades.
Por otra parte, es importante indicar que en ciertas ocasiones se requiere contar con los documentos físicos para sustentar los estudios, tal es el caso de los informes de “Relación de Hechos”.
- Impacto observado en la solución del problema.
- Archivo electrónico centralizado
Anteriormente, el personal de la Auditoría, mantenía la información generada en su microcomputadora. Hoy se tiene un archivo electrónico centralizado, donde los estudios, normas, circulares y demás documentación necesaria, pueden ser fácilmente accedidos por cualquier persona de la Auditoría, de acuerdo con los permisos previamente definidos, por razones de seguridad.
- Eficiencia y oportunidad del trabajo
Anteriormente, las revisiones de las jefaturas se realizaban en papel. Actualmente, es en forma electrónica con el almacenamiento de las versiones respectivas en la carpeta correspondiente, lo cual incide en la eficiencia y oportunidad del trabajo de Auditoría.
- Eliminación de labores de mensajería.
Anteriormente, se requería contar con personal que se encargara de la entrega de oficios, informes y otra documentación. Actualmente, es por medios electrónicos.
- Eficiencia y oportunidad de las comunicaciones
Anteriormente, la entrega de la información era menos ágil que en la actualidad, ya que hoy se realiza en forma inmediata.
- Maximización y ahorro de espacio, con mejor acondicionamiento para cada funcionario:
Anteriormente, se requería disponer de archivadores físicos para almacenar la información de los informes, además de algunos estantes y bodegas para salvaguardar los legajos. Actualmente, se han devuelto varios al Departamento de Proveeduría y lo que permite disponer de mayor espacio libre en la oficina, lo que favorece el ambiente laboral.
- Ahorro en impresoras, cintas, tóner y servicios de mantenimiento:
Anteriormente, en la Auditoría se imprimía toda la documentación relativa a la gestión que se realiza. Actualmente la impresión de documentos ha disminuido considerablemente.
No solamente se elimina la inversión del activo salvaguardando dinero, sino que también existen ahorros significativos en el dinero del presupuesto anual, al no tener que pagar por servicios especializados de mantenimiento de equipos impresión y fotocopiadora al igual que el suministro de sus partes de repuesto para dichos equipos. Esto sin mencionar posibles costos por el reemplazo total del equipo, en caso de una falla total del mismo.
- Ahorro en papel y demás suministros relacionados:
Anteriormente, todos los documentos que requerían los Auditores para sustentar sus papeles de trabajo, eran fotocopiados e impresos. Actualmente, éstos se solicitan y se administran en forma electrónica, lo que ha provocado una disminución importante en el consumo de papel, ampos y demás suministros relacionados.
A manera de ejemplo, entre los años 2004 y 2007, la Sección de Auditoría de Tecnología de Información, generó 68.691 documentos clasificados en 4.626 carpetas, para un total de 11GB de información, lo cual se traduce, sin considerar estimaciones de desperdicios de papel cuando se presentan errores de impresión, según promedios de Microsoft en aproximadamente 712.602 páginas, que según cálculos de
varias organizaciones ambientalistas serían alrededor de 6 árboles, lo cual significa un ahorro en promedio de 1.5 árboles por año en una sección de 8 funcionarios (0.09% del recurso humano institucional).
- Ahorro en tiempo dedicado en impresión:
Anteriormente cada funcionario de la Auditoría requería dedicar tiempo para la impresión de todos los registros de trabajo, borradores de los informes, oficios, asignaciones y demás documentación necesaria, siendo que en algunos casos se presentaban errores de impresión, que generaban desperdicios de papel y tiempo. Hoy no se requiere invertir tiempo en esa labor.
- Aprovechamiento de recurso humano:
Anteriormente, cada profesional de la Auditoría, según la normativa que rige esta profesión, requería dedicar tiempo para realizar labores manuales de foliado y referenciación de: expedientes, informes, documentos, registros de trabajo, borradores de los informes, oficios, asignaciones y demás documentación necesaria. Hoy en día, dicha labor ya no se tiene que realizar de esa forma, ni invertir tiempo valioso del personal en labores manuales que requería mucho tiempo. Actualmente son digitales y agilizan el proceso, así como su ubicación y almacenamiento.
- Disminución del deterioro de los documentos y factibilidad de respaldos múltiples:
Anteriormente cuando un folio o expediente se mantenía en físico el deterioro del documento era evidente, a tal punto que cuando existía mucha manipulación o permanecía almacenado por mucho tiempo, era necesario reemplazarlo por una copia de otro papel. Actualmente la organización y presentación del documento digital disminuye la posibilidad de deterioro físico permitiendo realizar el respaldo del documento ya sea en un medio permanente o en múltiples medios de almacenamiento heterogéneos. Esto ayuda a un mejor y mayor aprovechamiento de los datos y su distribución.
- Disminución del presupuesto y ahorro de dinero:
Al disminuir el uso de papel, se requiere menos espacio para el almacenamiento y en consecuencia se hace innecesaria la adquisición de estantes y archivadores para esos fines, lo que incide en el ahorro de dinero del presupuesto.
- Establecimiento de medidas de salud ocupacional:
Anteriormente, por los volúmenes de papel y muebles, se generaban problemas de polvo, roedores e insectos, lo que pudo afectar la salud del personal de la Auditoría.
Actualmente el espacio físico es más saludable y de mayor motivación para los miembros de la Auditoría y compañeros de otros despachos que nos visitan.
- Orden y estandarización en el almacenamiento de los archivos electrónicos:
Anteriormente, el personal de la Auditoría, almacenaba la información discrecionalmente y se corría el riesgo de no ubicarla. Actualmente, se utilizan códigos antes de la descripción de cada archivo y los mismos se almacenan en una estructura predefinida que todos conocen, lo cual facilita el orden, uniformidad y acceso a la información.
- Disminución de Pérdidas o Traslape de Documentos:
Anteriormente, al manipular documentos en papel, existía un alto riesgo de extravío o traslape de documentos. Actualmente este riesgo se minimiza. En caso de presentarse algún inconveniente con el archivo, existen copias múltiples de respaldo que satisfagan los elementos de seguridad básicos para mantener íntegro el documento.
También se disminuye la posibilidad de que un documento no sea encontrado, ya que las búsquedas visuales en medios físicos borrosos y en malas condiciones por factores del tiempo dificultan mucho los factores de búsqueda y localización de la información en momentos críticos y oportunos.
- Mecanismo de medición del éxito de la práctica propuesta.
- Existencia de la estructura electrónica de estudios centralizada que cada vez crece exponencialmente con los estudios realizados, incluyendo mejoras con un nivel de aceptabilidad mayor por los miembros del equipo.
- Simplificación, ahorro de tiempo y recursos materiales en la búsqueda y codificación de documentos.
- Fácil acceso del personal de la Auditoría, a la estructura electrónica en la que se almacena la información.
- Disminución en la inversión del mobiliario para el archivo físico en la Auditoría.
- Participación continua del personal en proponer soluciones simples y viables para la mejora de la estructura digital.
- Apertura del personal de la Auditoría, hacia la utilización de la estructura electrónica.
- Ambiente propicio para el desarrollo de las labores, al contar con un área de trabajo descongestionada de exceso de documentos.
- Disminución de elementos, tales como polvo, roedores e insectos, lo que incide en la mejora de la salud ocupacional.
- Mejora en el acceso, administración y custodia de los documentos como consecuencia de la estructura digital.
- Disminución en la utilización del papel y accesorios relacionados.
- Contribución con el medio ambiente, al disminuir el consumo de papel y accesorios relacionados.
- Grado de conciencia y participación del personal en la simplificación de procesos y ahorro de recursos.
- Ámbito al que pertenece: Jurisdiccional (Derecho privado, Derecho público y Derecho social), Administrativo o Auxiliar de Justicia).
La Auditoría pertenece al Ámbito Administrativo.
En vista de los resultados obtenidos en la utilización de la estructura electrónica, consideramos que es posible implementar esta filosofía en cualquier despacho del Poder Judicial, con los correspondientes ajustes según las necesidades existentes.
Lo anterior implica un cambio de cultura de sus miembros y la conciencia de querer mejorar los procesos utilizando la tecnología que ofrece el Poder Judicial a sus funcionarios, sin dejar de considerar los casos en los que se hace obligatorio el uso de documentos físicos.
- Fecha desde la cual se ejecuta la práctica, sin perjuicio que sea nueva, siempre y cuando se esté aplicando.
Aproximadamente desde el año 2004, se ha ido implementando paulatinamente.