Formulario de Inscripción

 

 

Las oficinas y despachos judiciales interesadas en participar en el concurso Banco de Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial 2015, pueden presentar las buenas prácticas que consideren oportunas.

 

Para cada una de las propuestas, se deberá tomar en cuenta lo siguiente:

 

Las buenas prácticas propuestas no deben formar parte de las labores propias del cargo, ni que sean directrices o programas institucionales de aplicación obligatoria para el despacho u oficina que las propone.

 

La aplicación de estas prácticas no debe implicar un aumento significativo en algún renglón del presupuesto institucional.

 

 

1. Nombre de la buena prá

 

Uso de Plantillas de Texto Automáticas

 

2. Nombre, número de teléfono, lugar de la oficina y ubicación geográfica.

 

Juzgado Contravencional y de Menor Cuantía de Pavas. Teléfono 2231-3198 ó 2231-0090.  Lugar: Pavas, San José

 

3. Nombre de los/as servidores/as responsables que ejecutan o diseñaron la buena práctica propuesta.

Diseña: Carlos Alfonso Mora Mora.  Ejecutan: Técnicos Judiciales.  Para ejecutar la plantilla se tiene que abrir con Libre Office.

 

4. Proceso que se quiere mejorar y problema que se pretende solucionar.

 

1. Falta de formatos unificados: Actualmente las diferentes oficinas del Poder Judicial adscritas al ámbito jurisdiccional trabajan con diferentes plantillas mal llamados machotes que tienden a ser muy diferentes de un lugar a otro aunque tenga la misma competencia sobre determinada materia. El caso más usual son las denuncias contravencionales, las cuales son tomados mediante el procesador de textos PJ Editor, mismo que resulta muy útil pero con el perjuicio de que los textos base para la toma de denuncias pueden ser modificados con mucha facilidad.  Así, en un estudio realizado a los expedientes que ingresan por incompetencia al Juzgado Contravencional y de Menor Cuantía de Pavas, se pudo observar las grandes diferencias unas de otras; algunas fueron redactadas en letra 14 ó 16, otras mezclan diferentes estilos de letras (usualmente Arial con Times New Roman o Comic Sans Ms), muchas inclusive con cada párrafo cerrado con bordes, textos redactados en negrita, y negrita y cursiva; lo que arroja una disparidad muy poco estética y informal en la forma en que son redactadas o tomadas este tipo de denuncias, lo que perjudica el nivel de seriedad y presentación de la institución.

 

1. Falta de conocimientos en Derecho para la recepción de denuncias: Muchas de las personas Técnicas Judiciales en la Institución nunca han sido capacitados para tomar una denuncia, por lo que a la hora de redactar la misma se omiten compuestos necesarios para que la persona Juzgadora pueda resolver sin problemas o contratiempos.  Caso típico son aspectos de individualización del imputado(s), elementos de Tiempo, Modo y Lugar, valoración médica en caso de existir lesión, solicitud de prueba, ubicación de testigos, representación legal, señalización de medio para atención de notificaciones y otros componentes que por falta de conocimiento o de capacitación, pueden provocar atrasos en el proceso, y con ello un debilitamiento en la imagen del Poder Judicial.

 

1. Falta de orden en la redacción y modificación de plantillas: En el Poder Judicial muchas denuncias se toman de forma corrida, como si se estuviera redactando un libro, lo que provoca problemas para su lectura. Esto ocurre debido a que un mismo archivo de texto llamado comúnmente machote, lo utilizan varias personas y usualmente la forma no se modifica dado que siempre ha sido utilizado así.  De la misma forma, los requerimientos de datos son borrados y en ocasiones al grado de suprimir datos relevantes que se requieren para poder tramitar de una buena forma el expediente. 

 

1. Uso de software con licencia limitada o sistemas no instalados: El uso de software en programas de procesador de textos como Office de Microsoft que permiten el uso de plantillas automáticas resultan muy onerosos para la cantidad de terminales y servidores en el Poder Judicial, por lo que su uso aumenta en demasía los costos presupuestarios. De igual forma, los Sistemas de Gestión en Línea o Escritorio Virtual no suelen estar instalados o utilizados en la mayoría de los computadores del Poder Judicial, dado que resultan programas algo pesados, dependen de la estabilidad y velocidad de la conexión de redes con que cuente el despacho así como un servidor central, que en caso de fallar no permite su uso remoto, lo que provoca una barrera de asilamiento a la tecnología en los despachos.

 

5. Explicación detallada de la buena práctica propuesta.

 

Esta buena práctica consiste en un aprovechamiento maximizado de la tecnología con la que cuenta actualmente el Poder Judicial.  Con el uso de plantillas automatizadas se mantiene un formato único en: Estilo y número (tamaño) de letra, espacio interlineado, campos de información, datos sobre las partes, y antecedentes de la denuncia, esto dado que el formato del archivo original no permite trabajar sobre el mismo, si no que crea un archivo temporal que puede ser guardado bajo cualquier nombre en la ubicación deseada, esto sin afectar en lo absoluto el archivo original.

 

Asimismo, la plantilla es automática, por lo que no le permite al usuario (técnico judicial), saltarse campos por error, dado que requiere un clip del mouse para poder avanzar al siguiente campo.

Ahora bien, mientras se recolecta la información que proporciona la persona ofendida, varios comentarios con información destacada aparecen al margen derecho de la pantalla.  Esta información trata sobre temas de directrices, políticas institucionales y formas de tomar y finalizar una denuncia.

 

Además, los campos que deben ser llenados cuentan con una indicación sobre los datos que deben ser digitados en el respectivo campo.  También, los campos que pueden ser editados (datos proporcionados por la persona ofendida)  cuentan con ilustraciones o ejemplos de la información que se debe ingresar, lo que facilita su uso; inclusive, inserta la hora y fecha de forma automática, esto como escudo en caso de que esta se haya ingresado erróneamente otra hora o fecha. 

 

También, incluye comentarios para que las personas usuarias opten por señalar como medio un correo electrónico, se le solicita diversos medios para que el despacho pueda comunicarse personalmente o con familiares.  Cuenta con comentarios sobre políticas de atención de personas usuarias.

 

Por último, gracias a la forma en que fue confeccionada, se ha comprobado que una persona nueva en el Poder Judicial sin haber sido capacitada sobre el tema, puede tomar una denuncia de una excelente manera, claro esta bajo supervisión final para comprobar la eficacia de la misma.  Las personas que han utilizado esta plantilla reciben una capacitación virtual sobre temas de derecho penal básico o explicaciones de términos jurídicos.  Asimismo,  se le proporciona información sobre directrices y políticas instituciones y es un recordatorio automático de valores en el Poder Judicial.

 

6. Impacto observado en la solución del problema.

 

En razón de los problemas indicados en el apartado 4) de este documento, el despacho requería urgentemente solventar esta necesidad y evitar que un riesgo de denuncias mal confeccionadas se volviera un problema caótico.  Por tal motivo, se confecciono la primera plantilla automática para la recepción de denuncias, la cual ha sufrido varias modificaciones para llegar al modelo que actualmente se utiliza.  El impacto sobre el uso de esta práctica ha sido tan amplio que inclusive repercutió el tiempo para tramitar estos asuntos, reduciendo el retraso judicial; ha disminuido la suspensión de audiencias debido a los diferentes medios y formas con las que se cuenta para poder comunicarse con la parte denunciante.  Hay una instrucción continua en aspectos de derecho, políticas institucionales y valores del Poder Judicial.  Es más sencillo para la persona Juzgadora resolver la causa, pues todos lo elementos se encuentran en orden y debidamente identificados por titulo.  El despacho cuenta con un instrumento que beneficia el trámite de la persona usuaria, por lo que la imagen del Poder Judicial se ve fortalecida.  No es necesaria la instalación de software de licencia por compra, dado que utiliza un programa de licencia libre como Libre Office. No requiere uso del sistema de gestión, sin embargo conserva un diseño muy similar, unificando formatos en estilo y tamaño de letra, por lo que la persona usuaria recibirá la misma calidad en formato sea cual sea la oficina donde se presente a denunciar.  Se maximiza el uso del recurso humano en escala de técnico judicial y persona Juzgadora, dado que la plantilla minimiza la probabilidad del riego sobre la defectuosa recepción de denuncias.  Es una buena práctica que ha estado bajo varias modificaciones para obtener una plantilla de calidad para ser utilizada por el Poder Judicial de Costa Rica.

 

7. Iniciativas y acciones importantes que deberían tomarse para reproducirla.

 

La iniciativa emana de los problemas que ocurrían con la redacción de denuncias, ya que muchas se suspendían y prescribían, otras al llegar a juicio, la audiencia era suspendida para enderezar procedimientos, todo esto fue tomado para resolver el inconveniente y mejorar la calidad del trámite del despacho, para que las personas usuarias tuvieran un resultado optimo y satisfactorio sobre el sistema de administración de Justicia.  La confección fue realizada por el Coordinador Judicial Carlos Mora Mora, en vista que el problema se había vuelto algo gravoso y  las circulares del señor Juez Coordinador no reflejaban el resultado esperado.  Es así como en el 2010, se confecciona la primera plantilla automática para toma de denuncias contravencionales.  Actualmente, el Coordinador Judicial se encuentra en un proyecto para que la misma pueda ser utilizada en diferentes materias (laboral y se puede implementar inmediatamente en Violencia Doméstica) y actos (manifestaciones, indagatorias y demandas) por lo que resulta importante reproducirla con el fin de adaptarla a cada necesidad judicial existente.

 

8. Por qué recomendaría a otras oficinas o juzgados que tomen en cuenta esta buena práctica judicial y la repliquen.

 

Actualmente, esta plantilla se ha expandido a otros despachos donde el cambio se sintió y fue recibida de forma muy satisfactoria.  A la fecha, ha sido probada por diversas personas de diferentes edades, desde 18 años hasta 50, en ningún caso se presento el síndrome de resistencia, y los usuarios de la plantilla quedaron muy satisfechos con su estructura y diseño, comentando que la misma es demasiado fácil de utilizar y que aporta un gran apoyo en caso de no tener los conocimientos necesarios para su confección.  Al hacer uso de la misma, los despachos reducen el riego de que las denuncias sean tomadas de forma errónea, así como la suspensión de audiencias debido a yerros en la redacción.  Asimismo, resulta un mecanismo educativo en aspectos de derecho, políticas institucionales y directrices.  También, unifica a nivel nacional los formatos en que se debe tomar las denuncias contravencionales y promueve las políticas de cero papel, igualdad de genero, y póngase en los zapatos de la persona usuaria.  No requiere instalación o uso de red, intranet ni sistema de gestión o escritorio virtual, por lo que resulta una plantilla muy independiente.

 

9. Mecanismo o instrumento de medición del éxito de la práctica propuesta.

 

La persona Juzgadora es por excelencia el indicador de lo conveniente de utilizar esta buena práctica, ya que los mismos han manifestado encontrarse muy conformes al uso de la plantilla, pues beneficia en demasía la labor de administrar justicia.   Asimismo, tiene efectos en la calidad y atención de la persona usuaria y por defecto enaltece la imagen del Poder Judicial, por lo que la satisfacción de la persona usuaria es un instrumento de medición.  De igual forma, se ve altamente reducido la suspensión de audiencias por falta de comunicación con el interesado (persona usuaria) sobre el señalamiento utilizado.  Otro indicador, es el usuario de la plantilla que usualmente es el Técnico Judicial, han indicado la facilidad y lo útil que es utilizar la misma.  También, la cantidad de procesos en los que se deben hacer prevenciones, pues el diseño no permite omitir de forma culposa los datos necesarios para su debida conformación, por lo que la disminución de errores otro indicador.

 

10. Ámbito al que pertenece esta oficina: Jurisdiccional (Derecho privado, Derecho público y Derecho social), Administrativo o Auxiliar de Justicia.

 

Derecho Penal y Procesal Penal.  Afecta a diversas ramas del derecho.

 

11. Fecha desde la cual se ejecuta la buena práctica, sin perjuicio que sea nueva.

 

     El uso de plantillas automáticas para recepción de denuncias, es utilizado por el despacho desde el año 2010.

 

Los plazos considerados para este concurso, serán impostergables y su no cumplimiento descalifica a la oficina participante.

Las prácticas propuestas pueden ser inscritas por medio del correo electrónico Banco de Buenas Prácticas (Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.)  o pueden dirigirse al fax: 2295-4383.

 

Fecha límite de inscripción: del 6 de abril al 30 de junio de 2015

“El Reconocimiento “A la Excelencia Judicial o Buenas Prácticas de Gestión Judicial” se otorgará a aquel grupo de trabajadores de una determinada oficina o Despacho, o Circuito Judicial, que se haya destacado por su honradez, mística, transparencia, excelencia y dedicación al trabajo y que con su actitud grupal hubiese enaltecido al Poder Judicial".1

 

 

¹ “Reglamento de reconocimientos otorgados por el Poder Judicial”, Artículo 32, publicado en el Boletín Judicial Nº 179 del 5 de setiembre del 2006.

 

 

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