Formulario de Inscripción

 

Las oficinas interesadas en participar en el concurso Buenas Prácticas-2009 pueden presentar las buenas prácticas que consideren oportunas.

 

Nota: He decidido participar en forma individual, por cuanto la práctica detallada solo la realizo yo en mi oficina, nadie más, ello por diversas razones, de las cuales a ninguno de los empleados se les puede obligar a realizar, ya que los medios tecnológicos en su mayoría no los tenemos, y para obtenerlos, hay que hacer una inversión personal de dinero significativa, sin embargo me atreví a participar, porque consulte en el Curso de Control Interno que recientemente hice, sobre esa posibilidad, y la respuesta fue afirmativa, caso contrario por lo menos queda expuesta las posibilidades económicas que significarían para el Poder Judicial, e igualmente que si estos concursos solo son en grupo, creo y considero a manera de crítica respetuosa y constructiva, que existe la posibilidad de que se estén perdiendo aportes importantes y sobresalientes que pueden ser aprovechados por el Poder Judicial, por cada una de las personas que tienen algo que aportar.

 

Para cada una de las propuestas, se deberá indicar lo siguiente:

1. Nombre y lugar de la oficina.:

 

OFICINA DE DEFENSORES PUBLICOS ZONA SUR- PEREZ ZELEDON

 

2. Nombre de la buena práctica y por qué considera que es aplicable.

 

UTILIZACION DE MEDIOS TECNOLOGICOS PARA ECONIMIZAR RECURSOS: ESO REPRESENTA UNA ECONOMIA PARA EL PODER JUDICIAL TANTO EN PAPELERIA, TIEMPO DE TODO EL PERSONAL Y DE TRAMITES ADMINISTRATIVOS EN GENERAL.

 

• Actualización de expedientes en forma digital por medio de cámaras fotográficas,

 

• Utilización de escaner para copiar y almacenar documentos.

 

• Utilización de computadora portátil en la fase de juicio, en vez de gran cantidad de papel para documentar información producida en el debate.

3. Nombre de los servidores que ejecutan la buena práctica.

 

EDWIN MONTENEGRO CEDEÑO. DEFENSOR PUBLICO.

4. ¿Por qué es una buena práctica? Haga una descripción detallada de la misma.

 

• CAMARA FOTOGRAFICA: La utilización de la misma es una buena práctica, porque el Poder Judicial se economiza una gran cantidad de recursos y de dinero, actualizo expedientes en forma digital desde hace como cuatro años, y me ha dado resultados excelentes, para asistir a debates y para informarle en forma detallada al imputado sobre el contenido del expediente, además de significar una copia fiel en tres dimensiones de la información contendida en el expediente.

 

• ESCANER: Se economiza tiempo y dinero. Si bien es cierto la idea actual es la de cero papel, lo cierto del caso es que en ocasiones se necesita una o dos copias del algún documento, y hay que realizar todo un procedimiento largo y tedioso, para obtener una o dos copias, ya he tenido la experiencia de utilizar el escaner para:

 

 

1. sacar copias digitales y enviarlas como nota para algún trámite propio de la oficina, o para enviar información a los consultores técnicos que se me han nombrado para un caso,

 

1. en otras ocasiones los compañeros necesitan de varias copias de un expediente y es mejor escanearlas y sacar la copia en la impresora, porque es más rápido y sencillo,

 

1. No la utilizo para almacenar información de expedientes completos, por cuanto para eso tengo la cámara fotográfica.

 

1. En otras ocasiones, y cuando no tenía cámara , he tenido que ir a algún despacho a solicitar copias, le he dicho al auxiliar que pida permiso al Jefe para escanear el expediente, - si es pequeño o son pocas las hojas que necesito,- y se lo han permitido, y en término de unos cuantos minutos esta listo, he obtenido mi información y el auxiliar no perdió tiempo, y como contraparte si lo hubiéramos realizado en el lugar donde se fotocopian los documentos, se perdería mucho tiempo, porque hay que hacer una fila larga e incómoda. La utilizo desde hace 5 años

 

• USO DE COMPUTADORA PORTATIL EN TODOS LOS DEBATES: La costumbre en la Oficina es la de documentar lo manifestado por los testigos en la fase de juicio en papel, en mi caso he usado tanto mi computador portátil personal, como la computadora portátil que hace como un año y medio llegó a nuestra oficina, y personalmente y antes de utilizar esta

 

tecnología, utilizaba gran cantidad de papel para anotar lo que los testigos manifestaban, para mi ya eso es historia, y el gasto de de papel, se circunscribe a unas cuantas hojitas, para anotar preguntas o dudas, que si tuviera otra computadora solo para anotaciones la utilizaría pero eso es imposible de momento, asociado a lo anterior en mi computadora personal tengo más de ochenta expedientes que fueron actualizados digitalmente, y en más de 50 de ellos, ha significado que la utilización de papel para transcribir o hacer notas, es mínimo, toda vez que la almaceno en la computadora.

 

5. Factores externos que pueden afectar la buena práctica.

 

1. No hay cámaras fotográficas, ni escaner proveidos por el Poder Judicial, en la oficina para hacer esta práctica, debo utilizar los propios para realizarlo, y en razón de ello, he realizado un inversión importante que el Poder Judicial no me va a reconocer, pero bueno, lo encajo dentro de lo que es la mística y dedicación a nuestro trabajo y problema solucionado, de hecho que los tengo al servicio del trabajo desde hace 5 años aproximadamente para el escaner y 4 años para la cámara fotográfica, el escaner no me ha fallado, pero ya he utilizado tres cámaras fotográficas, una de ellas está inservible, que fue la que he utilizado más, sea una Fuji Finepix s20 pro, y las otras dos todavía sirven, una Nikkon Coolpix 5400 y la más nueva una Fuji Finepix A820.

 

2. No aceptación de esta forma de actualización debido a los lineamientos que ha tenido la defensa de tener un expediente actualizado bajo la modalidad de fotocopias.

 

 

3. Para actualizar en forma digital, se debe comprar una cámara fotográfica digital que el despacho no tiene, debido a sus funciones.

 

4. Deficiencia de conocimientos en la utilización de sofware para poder accesar a los archivos y acomodarlos conforme a sus necesidades.

 

5. No existe un protocolo, ni mecanismos de seguridad para respaldar la información obtenida mediante fotografias digitales.

 

6. Rechazo y resistencia de aceptarlo como una forma de actualizar expedientes por no conocer el procedimiento para descargar y almacenar la información, además por lo incómodos que puede resultar para algunos el no poder ver el documento completo como si fuera la realidad.

 

 

6. No a todos los compañeros les agradaría andar portando una cámara para hacer este tipo de actividad.

 

9. Con respecto al escaner las ideas son las mismas, por ser un medio tecnológico que srve para obtener imágenes.

 

10. Su utilización tenemos que percibirla tanto desde el punto de vista del hardware (componente físico de los ordenadores: teclados, impresoras, monitores,…) como del software (componente lógico: programas informáticos, navegadores,…)

 

 

11. Con respecto a la computadora a la utiliación de la computadora, existe gran resistencia a la misma debido a la incomodidad que representa para un defensor el tener que teclear la información, y màs si su bases de manejo de computadores en muy básica.

7. Factores de éxito que inciden en la buena práctica.

 

• Actualmente almaceno en mi computadora personal, (que la utilicé tres años para ir a debates) 6921 fotografias cada una correspondiente a una folio de 87 expedientes, en fase de debate, ya terminados, y que ello significa para el estado más o menos ¢ 173.000,oo, y que iguamente hay almacenadas 2829 archivos correspondientes a folios de 69 expedientes en etapa de investigación (sin contrar los que esta listos para debate, conciliaciones y otros más) más o menos significarían para el Estado ¢ 70125, y que si sumamos eso a cada uno de los defensores, fiscales (con su legajo paralelo), y para algunos jueces, solo es tan sencillo como hacer la multiplicación por la cantidad de profesionales que pueden utilizar un expediente digital de esta forma y se observará en detalle que financieramente sería un monto importate para ser considerado.

 

• Se puede actualizar el expediente en segundos o minutos desde el inicio del proceso, evitándose, gastar tiempo y recursos para actualizarlo de la forma tradicional, en mi caso una vez que hago la indagatoria, o (previamentes depende de la situación en la que esté), saco mi cámara fotográfica digital, y procedo a fotografiar el expediente, este como esté, y ya con esto no utilizo los servicios del asistente, para que se presente al mostrador, sea atendido por un auxiliar, que éste a su vez, tenga que ir a buscarlo, y luego de un rato trae el expediente )si es que lo encuentra) luego el asistente debe ver el expediente para ver que es lo que debe actualizar, el axiliar debe custodiar el expediente, luego cuando el asistente tiene la información de los folios debe ir a la oficina y hacer una boleta de copias, registrarlo en un libro de conocimiento, luego debe de ir a la oficina en donde esta el expediente, el auxiliar debe ir a buscarlo de nuevo, con la boleta de copias, ir a la Unidad _Administrativa. 

 

para que autoricen las copias, luego de ello bajar el expediente a la fotocopiadora , y dos cosas suceden, o espera a que actualicen el expediente o le deja ahí debidamente registrado para luego regresar por el expediente, para devolverlo a la oficina de origen, y luego entregar las copias, o avisar que ya están las copias para el Asistente que solicitó las mismas, luego el asistente debe ir a recoger las mismas. Se denota todo un proceso que quita la mayor parte del tiempo del Asistente Jurídico o del profesional que necesita la copias.

 

• En cambio con las fotografías, solo es de simplificar todo ese proceso a la entrega del expediente fotografiarlo ahí mismo, y listo, solo de descargar en la computadora, y es accesible para el defensor en cuestión de minutos, con la salvedad que se puede hasta fotografiar todo el expediente completo, para los efectos que correspondan, evitando errores y situaciones embarazosas en razón de los errores que se cometen por todo lo que significa un trámite para sacar copias.

 

• De lo anterior se puede deducir que se economizaría una gran cantidad de tiempo en recurso humano, que el Poder Judicial paga en los salarios, y una economía significativa en riesgos, si realmente el Poder Judicial quisiera evitar el extravío de expedientes, y economizar el tiempo que utilizan los auxiliares en buscarlo, la mejor forma de evitarlo es con un expediente digitalizado y actualizado, donde el usuario puede ver el expediente digitializado, y lo pueda descargar de una computadora, se eliminaría todo ese problema que genera el esperar localizar un expediente.

 

 

• Por otro lado puede existir el problema de falta de capacidad para almacenar información, el scaner por su naturalez copia documentos con un “pixelaje” bastante más bajo que el de una cámara fotográfica, pero cada una tiene sus ventajas y desventajas por su uso y accesibilidad. Ese escaner debe estar ubicado en una oficina o lugar, aparte de que depende de una computadora para poder funcionar, pero el almacenamiento de información tiene la ventaja que es bajo, y por lo tanto los archivos son livianos y de una cantidad de megapixeles baja, que deviene en que el disco duro se puede almacenar más información, por otro lado la cámara fotográfica tiene la ventaja que es portátil, rapida para adquirir la información, pero tiene un pixelaje más alto, esto debido a las condiciones en las que se va a tomar las fotografía, ello implica, un pixelaje más elevado, pero se contrarresta con la inmediatez de adquirir lo que uno desea por información

 

• Por otro lado, en la oficina hay computadoras portátiles, una de ellas o cualquiera de ellas lo puedo utilizar para hacer mi trabajo, en la fase de juicio, y realizar todas las notas que necesito sin necesidad de utilizar papel, o utilizarlo al mínimo.

 

• En mi caso particular no tengo problemas con casi nada de esto.

 

8. Impacto observado en la solución del problema.

 

• Al principio un poco de celo, hasta los auxiliares tenían que pedirle permiso a los Jueces y Jefes para que pudiera realizar esta actividad, pero una vez superado esto, fue fácil y rápido el acceso a la información en forma fidedigna, no hay problemas de fotocopias faltantes, como número de foliatura que no aparecen en razón de la técnica utilizada para copiar, no más copias oscuras y mal sacada, se podría hasta pensar en recuperar información que se pierde en razón del daño físico que sufre el expediente, por el uso y transcurso de tiempo, e inclusive si los expedientes en casación tienen que ser remitidos a las diversas salas, el despacho de origen bien podría tener una copia digitalizada, o los magistrados solo podrían pedir una copia digitalizada y problema solucionado con el trámite y transporte de documentos.

 

 

• Economía de recursos del Poder Judicial, tanto por el recurso humano, tiempo, daños físicos, y todo lo que pueda derivar de ello, en resumen una suma millonaria en dinero del presupuesto

 

En resumen tiempo y dinero.

 

• Iniciativas y acciones importantes que deberían tomarse para reproducirla.

 

1. INICIATIVA A): Compra de escaner y cámaras fotográficas de calidad, de bajo peso, pero con carcasa fuerte, Nikon, Cannon, Fuji, Sony, y que dentro de su menú, se puedan obtener imágenes de calidad, con la resolución más baja, para economizar espacio en el disco duro.

 

2. INICIATIVA B): Capacitación en el uso de cámaras fotográficas y escaner, para conocer cuales son sus debilidades y potencialidades, así como de su cuidado y condiciones de uso.

 

3. INICIATIVA C): Capacitar al personal profesional, en el uso miínimo de software para que ellos puedan descargar su información sin necesidad de utilizar los servicios del personas judicial administrativo, y hacer las modificaciones mínimas que requieren algunas fotografias, como aclarar la imagen un poco o oscurecerla, además de colocar en la posición correcta para poder leerla los datos contenidos en ella.

 

Concurso “Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial”

 

4. ACCIONES A): Verificar cual es la capacidad que tienen los discos duros de cada oficina, para poder procesar la información que se le va a descargar, ya que con mi experiencia he notado que una fotografia de un mega de calidad es más que suficiente para tener una imagen de excelente calidad, para ampliar y disminuir, esto es importante porque si tenemos de ejemplo las 6291 fotografias que expuse, necesitariamos un espacio de 3 gigas, para almacenar aproximadamente 87 expediente. Debe tomarse en cuenta que dependiendo de la marca y de las características de la càmara, esta almacena menos o más calidad de imagen.

 

 

9. Por qué recomendaría a otras oficinas o juzgados que tomen en cuenta esta buena práctica judicial y la repliquen.

 

1. Creo que con las explicaciones que he brindado justifican en gran medida el porque la utilización de estas herramientas son buenas para la administración de justicia.

 

2. Que los empleados se beneficien de las posibilidades de los medios utilizados en un marco general.

 

3. La necesidad de diseñar y producir medios específicos que puedan ser de ayuda y beneficio para los usuarios y usuarias y los empleados del Poder Judicial.

 

4. A nivel macro. He observado que el Poder Judicial tiene un Sistema de Gestión como proyecto, que al menos en la zona donde trabajo no existe, pero en principio y debido a una capacitación que recibí hace un par de meses, sobre el acceso a este sistema, observé que solo se puede tener acceso a unos cuantos documentos, no a todos, pero si fuera con fotografías se puede almacenar todo el expediente con carátula y todo, y ademàs en tres dimensiones, como realidad que capta hasta los colores con los que el profesional y/o auxiliar realizó algun documento en el expediente.

 

10. Mecanismo o instrumento de medición del éxito de la práctica propuesta.

 

1. Verificar en mi computadora el almacenamiento de la información y de como acceso a la misma.

 

2. Ir a juicios y observar como se utiliza la información

 

3. Preguntar en el Juzgado Penal, la Fiscalía, y el Tribunal de Juicio, sobre la pràctica que he realizado en todos estos años,

 

Poder Judicial

 

Concurso “Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial”

 

Nota. Ello no quiere decir que no haya sacado copias, si lo he realizado a pesar de que utilizo esta técnica, pero ello en razón de que cuando comenzé las políticas no eran las que actualmente hay, y ahora estoy al máximo solo utilizando lo que estrictamente necesito como copia, y la imprimo en la impresora de la oficina, ya que uno a veces necesita hacer apuntes en dichos documentos, eso es inevitalble, pero definitivamente no necesito todo el expediente, fotocopiado solo parte de él, y aún así la economía de recursos es importante.

 

11. Ámbito al que pertenece: Jurisdiccional (Derecho privado, Derecho público y Derecho social), Administrativo o Auxiliar de Justicia).

 

• Auxiliar de Justicia

 

12. Fecha desde la cual se ejecuta la buena práctica, sin perjuicio que sea nueva, siempre y cuando se esté aplicando.

 

Desde el año 2004 con el scaner, y desde el 2005 con la cámara fotográfica.

 

La aplicación de estas prácticas no debe implicar un aumento en algún renglón del presupuesto institucional:

 

Con respecto a esta situación debo hacer la siguiente observación: De lo descrito tengo que manifestar los siguiente, para el Estado no ha significado ningún gasto adicional, ya que tanto las cámaras fotográficas y el escaner que he utilizado, son comprados de mi propio salario, sin embargo es importante mencionar que la práctica en si tiene más que ver con la economía de recursos, y por ello parece ser que se necesita de una mínima inversión en el presupuesto para lograr lo que he realizado, sea una realidad a nivel macro, es decir se invierte mínimamente pero se economiza en gran medida, entonces esta regla en realidad si no está sujeta a interpretación, mi práctica como costumbre no tendría sentido.

 

Los plazos considerados para este concurso, serán impostergables y su no cumplimiento descalifica a la oficina participante.

 

Las prácticas propuestas pueden ser inscritas por medio del correo electrónico Banco de Buenas Prácticas” (Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.) o pueden dirigirse al fax: 2295-43-83.

 

La fecha límite de inscripción es el 30 de junio de 2009

 

 

“El Reconocimiento “A la Excelencia Judicial o Buenas Prácticas de Gestión Judicial” se otorgará a aquel grupo de trabajadores de una determinada oficina o Despacho, o Circuito Judicial, que se haya destacado por su honradez, mística, transparencia, excelencia y dedicación al trabajo y que con su actitud grupal hubiese enaltecido al Poder Judicial".¹

 

 

“Reglamento de reconocimientos otorgados por el Poder Judicial”, Artículo 32, publicado en el Boletín Judicial Nº 179 del 5 de setiembre del 2006

 

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