Acta de valoración de Buena Práctica
Fecha: 23 de julio de 2019
Realizado a: Defensa Pública
Presentes: Diana Montero Montero, Jefatura de la Defensa Pública
Nombre de la Buena Práctica: “Actualización de proceso de inventario de expedientes”
Objetivo:
Contar con información actualizada, veraz, confiable y certera del circulante de cada Defensor o Defensora, que permita la toma de decisiones y una mejor administración de los recursos institucionales.
Consiste:
A continuación, se describe el procedimiento de inventario de expedientes de la Defensa Pública, una vez concluida la labor del equipo que realiza inventarios en las oficinas de la Defensa Pública, así como la responsabilidad de Planificación y de la Administración de la Defensa:
- Presentación del Proyecto a cada Defensa para dar inicio a la apertura de inventario: La primera actividad que se realiza en la oficina de la Defensa Pública es una reunión inicial con el fin de explicarles que dentro del proyecto de Mejora Integral del Proceso Penal es fundamental poder contar con una estadística real de la carga de trabajo de cada Defensa Pública. A esta presentación asistirán de forma conjunta Planificación y el Equipo de Arqueo, la presentación se hará con La Defensora o Defensor Coordinador de cada oficina que se visite; se les explicará el objetivo de la actualización en el sistema SSC, del inventario y arqueo de los expedientes de las causas que manejan las oficinas de la Defensa Pública.
- Inicio de inventario (revisión general de expedientes físicos y confección de listado en Excel, incluyendo variables como imputado, delito, etc.): Conforme se revisa el expediente físico y la ubicación en las diferentes casillas, se elabora un listado en Excel donde se registran variables como número de expediente, imputado, delito, ubicación, entre otros.
- Arqueo físico versus Sistema de Gestión en fiscalías, juzgados y tribunales penales: Se inicia el arqueo consultando en el Sistema de Gestión cada uno de los estados de las causas en las fiscalías, juzgados y tribunales. También se realizan consultas telefónicas en los despachos que no se tiene acceso al Sistema de Gestión, expedientes remitidos debido a incompetencias o estados confusos.
- Por medio de informe se entregan las diferencias encontradas a la Defensora o Defensor Coordinador: Una vez finalizado por el equipo de arqueo el inventario, se procede a generar un informe, con sus respectivas recomendaciones y correcciones que las Defensoras y Defensores deben corregir en el Sistema SSC o actualizarlo del todo.
- Actualización del sistema SSC: Las defensoras o defensores o el Asistente, deben de actualizar el sistema SSC, si no lo estuviera, y además corregir los errores que se encontraron producto del arqueo realizado. Se le da un tiempo prudencial para que corrijan y actualicen el SSC.
- Comparar listados entregados por equipo de arqueo versus informe SIGMA: Una vez actualizado y corregido las causas en el sistema SSC, Planificación procede a generar y revisar lo generado por SIGMA versus listados de arqueo.
- Inconsistencias: Si existen inconsistencias o se deben hacer correcciones, se corrigen y una vez subsanadas, la oficina de la Defensa Pública revisada indica a Planificación para que genere y revise hasta que el sistema este actualizado y no presente inconsistencias, hasta donde sea posible.
Si no existieran inconsistencias, la Dirección de Planificación procede a realizar un informe.
- Realizar el informe, enviarlo a la administración Defensa (Estadístico): Una vez aprobado el informe, se envía a la administración de la Defensa con copia al Estadístico para su conocimiento.
- Control de las Estadísticas (mantenimiento, depuración, calidad del dato): Concluido el proceso de inventario, el Estadístico de la Defensa es el responsable de la calidad del dato, depuraciones de las estadísticas, consultas, entre otros; manteniendo una estrecha relación Planificación-Estadística.
Logro o beneficios tenidos:
Contar con la información actualizada, veraz, confiable, certera del circulante de cada código de plaza de la defensa, lo que les permitirá tomar decisiones informadas y una mejor administración del recurso humano, así como una economía de recurso para la institución y compartir información con otros entes de la Institución.
Se podría replicar:
Si, se podría replicar en las oficinas de la Defensa Pública.
Contactos: Diana Montero Montero, Jefatura de la Defensa Pública
Despacho u oficina: Defensa Pública
Teléfono: 2211-9840
Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
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Dirección: Avenida Segunda 225 metros al este de la Caja Costarricense de Seguro Social, Frente a Caja de Ande.
Elaborado por: Ellen Villegas Hernández, Coordinadora de Unidad 2 del Subproceso de Planificación Estratégica